Mengendalikan Fungsi Manajemen
Pengendalian
(controlling) merupakan fungsi
manajemen yang tugasnya mengawasi, mengevaluasi, memantau, apa yang
dilaksanakan apakah sudah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dalam
fungsi pengendalian ini, mekanisme yang dilakukan adalah membandingkan hasil
yang telah dicapai dengan rencana atau target hasil yang ditetapkan. Apabila
hasil tidak sama dengan target, maka akan terjadi penyimpangan. Penyimpangan
dapat bersifat menguntungkan, tetapi juga dapat merugikan.
Yang
lebih penting dalam fungsi pengendalian adalah mengetahui penyimpangan yang
terjadi, maka harus dicari penyebab ketidaksuksesan. Dalam mencari penyebab
kegagalan atau belum sukses, jangan sampai menyalahkan pihak lain sebagai
penyebab kegagalan. Faktor penyebab kegagalan sebaiknya dicari pada diri
sendiri. Setelah diketahui penyebabnya, maka segera disiapkan program perbaikan
untuk mengatasi kegagalan sehingga pada periode berikutnya diharapkan tidak
akan terulang lagi kegagalan tersebut. Seandainya hasilnya sukses, maka pada
periode berikutnya diprogramkan untuk mempertahankan keberhasilan atau bahkan
meningkatkan keberhasilan tersebut.
Beberapa
tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers (2005) adalah:
1. Meningkatkan
kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin
tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;
2. Meningkatkan
efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang
tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;
3. Menilai
derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil actual yang dicapai, dan dapat
dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;
4. Mengoordinasikan
beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;
5. Meningkatkan
keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
Pengawasan
dapat berjalan efektif apabila memperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Jalur/urut-urutan
(routing) : manajer harus mengetahui jalur dimana sering terjadi kesalahan.
2. Penetapan
waktu (scheduling) : manajer harus dapat menetapkan kapan sebaiknya tugas pengawasan
itu dilakukan.
3. Perintah
pelaksanaan (dispatching) : berupa perintah yang bertujuan agar pekerjaan
tersebut dapat tepat waktu.
4. Tindak
lanjut (follow up).
Jenis-jenis
pengawasan pemasaran:
1. Pengawasan
atas perencanaan tahunan.
2. Pengawasan
profitabilitas.
3. Pengawasan
efisiensi.
4. Pengawasan
strategic.
Kotler,
Philip. (2003). Marketing Insight From A
To Z. Jakarta:Penerbit Erlangga (tejemahan)
S,
Alam. (2007). Ekonomi. Jakarta:Esis
Sukoco,
Badri M. (2007). Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Jakarta:Penerbit Erlangga.
Wiyono,
Slamet. (2004). Manajemen Potensi Diri. Jakarta: Grasindo
